職員提案・職員事務改善報告の内容

職員提案・職員事務改善報告・業務改善表彰について紹介します。

職員提案というのは「こうしたら業務改善につながるのでは？」というアイデアを自分の部署に関わらず提案するものです。なのでまだ実施されていません。
職員事務改善報告は自分の業務に関連して事務の改善を行ったもの、業務改善は組織として業務改善を行ったものです。

職員提案は以下の3つ。

1等：電子データの管理、保存に関する共通ルールの作成
業務に置いてファイルサーバを活用していますが、その際にフォルダやファイルの構成・名称が担当者毎に違っており、担当者が変わったり、休んでいると必要なデータが見つからないなど事務効率の低下を招いていることから、構成や名称など電子データの管理・保存に関する共通ルールの策定を提案するものです。
これは私の居た会社でも同様のルールの必要性が訴えられていました。細かいようで全体に影響する話なので重要です。

2等：区役所窓口の混雑予測の広報
区役所の窓口にはそれぞれ繁忙期（市民課であれば3・4月の引っ越し時期など）があり、どうしてもその時期は市民の方々を待たせることが多くなります。職員の流動配置などに取り組んでいますが、限界はあります。そこで、曜日や時間帯ごとの混雑傾向を広報することで、市民の方が混雑時期を少しでも回避でき、窓口の負担も平準化できるようにしれはという提案です。
これも私の会社でコールセンターの混雑状況などをWebで掲載するなどしていたので一定の効果はあると思います。ただ、その混雑状況をいかに市民の皆さんに見てもらうか、そこの工夫が必要ですね。

3等：窓口での手続き確認フローチャートの作成
転入・転出などの際に自分がどのような手続きをすべきなのか分からない方々も多いので、「はい」「いいえ」で進むフローチャートを作成し、必要な手続きを市民自ら判断できるようなチラシを作成したり、手続きを番号で順番に整理するなどの利便性向上を提案するものです。
これは全ての業務に通用する話で、市民・業者に対して少しでも分かりやすく、混乱しない手続きの案内をすることで、市民・業者の利便性向上と職員の負担軽減を図ることができます。私も気付いた時は指摘していますが、記入用紙などもまだまだ分かりやすく改善できるものがあります。

次に職員事務改善報告は以下の3つです。

1等：「SV通信」と「スキルアップ通信の発行」
生活保護業務を行うにあたっては生活保護法以外にも様々な法律や制度を理解する必要があり、職員間の理解度に差があることや、前例踏襲や法令の限定的解釈に陥りがちなことを課題と捉え、生活保護法や他法令等の活用方法を紹介したり、自治体職員向けの専門誌からスキルアップに役立つ特集記事を紹介するなどしてノウハウの共有を図った報告です。（SVとはスーパーバイザー（査察指導員）の略）
生活保護は最後のセーフティネットであり、そこに至らないよう国民健康保険や他の社会保障制度でも低所得者に対する救済措置は数多くあります。それらを活用することで生活保護に至らない、もしくは生活保護費を削減できる、こうした取り組みは非常に意義があります。

2等：生活保護における各種パンフレットコーナーの設置
これも生活保護事務に関わるもので、1等と同じ職員による報告です。
先ほど紹介したように、生活保護制度は他の法律や制度を優先して活用する原則がありますが、それら制度を紹介する各種パンフレットはその所管課で保管されているケースも多く、中には生活保護を担当する職員自身も知らないパンフレットが存在していたりします。
そのため、窓口に各種パンフレットコーナーを作成することで、生活保護に至る前の各種制度の活用について徹底するとともに、職員自身も各種制度の理解度向上にもつなげるものです。

3等：公印使用簿等の様式変更
公印を使用する際に公印使用簿に記載をしますが、よく使われる用途についてあらかじめ記載し、チェック欄にチェックする形式に変えることで記入時間を縮減するというものです。
これは非常に単純ですが、その分、多くの業務に通用する視点です。頻度の高い作業は必ずパターン化・省略可することができます。これは是非他の職員も意識して欲しい視点です。

業務改善表彰については別途紹介します。

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業務改善のブログも楽しみにしています。

Posted by 業務改善・事務改善報告入賞者 at 2012年01月20日 21:43