毎年行っているもので、事務改善報告は職員個人による身近な改善、業務改善は組織として取り組んだ改善、職員提案は職員個人による自由な立場からの改善提案です。
業務改善報告
1等：生活保護費返還金・徴収金等債権管理研修の開催による収納率向上
2等：まちづくり支援システムの活用
3等：非常勤職員の賃金支出事務の合理化
事務改善報告
1等：勧誘セールス電話の上手な断り方
2等：電送処理の時間と機会のムダの排除
3等：大腸がん検診受付事務の待合場所設置
医療券定例発送時における郵便料の削減
職員提案
1等：Word文書のテンプレート作成
2等：メールタイトルのルール化
3等：生活保護照会による下水道使用料の収入増加
業務改善報告1等の「生活保護費返還金・徴収金等債権管理研修の開催による収納率向上」について紹介します。
生活保護費返還金・徴収金等の未収債権に対する納付交渉はケースワーカーが担っていますが、多忙な生活保護業務との兼務であり、債権管理に対する法的知識が不十分であったため、時効の中断事由でもある履行延期の活用や債務者の所在調査など、効果的な債権管理ができない状況でした。
そこで、花見川区では業務に活用できる研修マニュアルを作成し、社会援護課内の職員全員を対象に専門の研修を行いました。
その結果、債務者から分割返済などの相談を受けた際に、積極的に履行延期の方法を説明するケースワーカーが増え、収納率の向上や不納欠損の減少などにつながりました。
花見川区では平成23年度の収納率は前年度と比べ、現年分で8.76%増、滞納繰越分で4.0%増となり、他区と比べても大きな改善効果が出ています。
今後、他区にも展開した場合に500万円以上の効果があるとの試算になっています。
ノウハウを持つ職員が、そのノウハウをマニュアル等で見える化し、それを組織で共有することで組織全体の改善につなげることができます。こうした取り組みを今後全庁的に進めていくことが必要です。
今回表彰を受けた組織・職員はいずれも高い意識によって表彰されたわけですが、他にも数多くの改善が日々行われていますし、改善の種も無数に存在しています。今後も職員とともに市役所の業務改善に努めていきます。
ところで、事務改善報告の1等である｢勧誘セールス電話の上手な断り方｣については、市民の人が見えるように、どこかに出ているのでしょうか？
我が家でも、普段は留守電にしているのですが、運悪く折り返しの電話を待っているときなどに勧誘セールス電話に当たったりして困っています。
良い方法ならば真似したいので公表してください。
下記の「事務改善報告制度」のところに報告概要のPDFファイルが掲載されています。
http://www.city.chiba.jp/somu/somu/jinzaiikusei/24gyoumukaizenresult.html
見つけるのは難しい場所ですね(-_-;)
確かに、私も勤務中に煩わしい電話に呼び出されて、勧誘電話だったときには｢業務に関係ない電話だと業務妨害になります｣と、断ってきました覚えがあります。
サービス業で接待中の電話が勧誘電話だと、本当に迷惑ですよね。私たちは、｢掛かってきた電話には、直ぐに出る必要は無い。折返し電話するので、誰から何の用件なのかを聞いておく｣ようにしました。これで大分無くなりました。
今後とも改善改革に邁進されるように期待しています。
大部分が当たり前のような気が…